Consulte un abogado acerca de las políticas específicas de recolección y manejo de las formas I-9 en el establo.

1. Copie la forma I-9 del Internet “bájela o descárguela” y guarde una copia original en el establo, junto con sus instrucciones
Inglés: http://www.uscis.gov/files/form/i-9.pdf

Español: http://www.uscis.gov/files/form/i-9_spanish.pdf (Esta forma sólo puede utilizarse para empleo en Puerto Rico pero puede ser utilizada para información en el resto de los Estados Unidos).

2. Exija a todos los empleados que llenen la Sección 1 al momento de ser contratados, o ahora si no existe una copia de ésta en su archivo.
Asegúrese que el empleado escriba su nombre tal y como aparece en sus otros documentos.

Es voluntario el proporcionar un número del Social Security.

No ponga fecha anterior en las firmas si está llenando la forma de un empleado que ya está trabajando con usted.

3. Solicite documentos originales del empleado para establecer tanto la identidad como la autorización para trabajar. Un documento de la Lista A o uno de la Lista B, y uno de la Lista C. (Busque en las instrucciones de la forma I-9 cuales documentos son aceptables para cada lista).
Verifique que los documentos (nombre y fotografía) sean del empleado.

Verifique que los documentos no estén vencidos.

Los patrones no pueden determinar que documentos aceptarán de los empleados.

La persona que maneja los documentos de identidad y autorización de trabajo del empleado es la única persona que puede firmar en la Sección 2. Usted no está obligado a sacar copias de estos documentos. Sin embargo, si lo hace, asegúrese de sacar y guardar copias de todos los empleados, no tan sólo de algunos. Estas copias se deberán mantener engrapadas a las formas I-9.

No guarde las formas I-9 con otros récords de los empleados.

5. Haga una hoja índice para el fólder o la carpeta de las formas I-9.
Incluya los nombres de todos los empleados, fechas de contratación (fecha de firma de la forma I-9), fechas de despido o salida y los números del Social Security (si fueron proporcionados).

6. Mantenga las formas I-9 actualizadas y accesibles para el caso de una inspección o auditoria.
Si alguien pide ver las formas I-9, consulte inmediatamente con el abogado del establo para ver si la ley lo permite.